Srikandi, pernahkah mengalami kondisi  banyak deadline pekerjaan seperti membuat laporan, membuat proposal, atau pengerjaan sebuah proyek, alih-alih menyelesaikan semua pekerjaan yang dituntut selesai tepat waktu tapi malah mengerjakan hal lain di luar prioritas? Ini adalah prokrastinasi. Biasa terjadi dalam lingkup pekerjaan profesional. 

Walaupun menurut seorang ahli, yaitu Tuckman yang menjelaskan bahwa prokrastinasi bukanlah sebuah kemalasan namun pengalihan pengerjaan terhadap hal lain. Namun prokrastinasi dapat menimbulkan konsekuensi terhadap produktivitas, kinerja tim, hingga kesehatan mental karyawan. 

Bentuk prokrastinasi beragam, di antaranya menunda tugas dengan berselancar di media sosial, mengerjakan tugas lain yang belum ada kebutuhannya, atau hanya melakukan sesuatu yang dianggapnya menyenangkan dirinya saja sehingga tugas utama terabaikan. 

Penyebab Prokrastinasi di Kantor

1. Kurangnya motivasi dan tidak memiliki tujuan jelas

Karyawan yang cenderung menunda pekerjaan biasanya kurang memahami makna dan urgensi sebuah pekerjaan yang sangat diperlukan kecepatan dalam pergerakannya karena ada pihak lain yang menunggu progress pekerjaan tersebut yang harus dilanjutkan. 

2. Manajemen waktu yang tidak tertata

Godaan melakukan pekerjaan-pekerjaan lain di luar prioritas membuat seseorang lalai mengalokasikan waktu yang seharusnya untuk menuntaskan berbagai kewajiban utamanya. 

3. Perfeksionisme

Sifat yang selalu ingin sempurna, membuat seseorang menunda pengerjaan tugas tersebut hanya karena takut gagal. Padahal, sebuah pekerjaan itu hanyalah dituntut untuk selesai agar dapat diteruskan dalam pengerjaan-pengerjaan selanjutnya oleh tim dan pihak-pihak yang berhubungan.

4. Distraksi lingkungan kerja

Lingkungan kerja yang tidak kondusif, seperti kebisingan dan budaya kerja yang kurang disiplin juga memengaruhi kinerja karyawan dengan kebiasaan menunda pekerjaan. Biasanya karyawan akan mudah terbawa arus dengan lingkungan kerjanya jika tidak memiliki prinsip kuat dan komitmen.

5. Kelelahan fisik dan mental

Karyawan yang mengalami kelelahan fisik dan mental mengalami penurunan energi dan kemampuan berpikir sehingga cenderung mencari pengalihan ke aktivitas fisik yang menyenangkan dan atau pekerjaan-pekerjaan yang tidak memerlukan banyak effort sebagai pelarian sementara. 

Dari lima penyebab prokrastinasi tersebut, tentu ada dampak negatif dalam bekerja, selain menurunnya produktivitas kerja, prokrastinasi juga menimbulkan kecemasan yang berujung stress, kondisi tersebut dapat berpengaruh pada reputasi profesional. Karyawan yang sering menunda pekerjaannya akan kehilangan kepercayaan dari atasan maupun dari rekan kerjanya. 

Cara Mencegah Prokrastinasi

Prokrastinasi dapat dicegah tidak hanya dengan menghindari faktor-faktor prokrastinasi saja, namun bisa dimulai dengan menerapkan pola pikir untuk mengubah kebiasaan menunda menjadi tindakan untuk mengerjakan atau menyelesaikan. 

Cara berikut bisa Srikandi coba:

a. Membuat to do list harian 

Srikandi dapat membuat daftar apa saja yang harus dilakukan dalam buku atau organizer berbentuk aplikasi. Fungsinya agar poin-poin penting tugas dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Setelah tugas selesai dalam hari tersebut, evaluasi yang perlu ditindaklanjuti dan buat kembali daftar tugas untuk keesokan harinya.  

b. Hindari distraksi

Distraksi berupa aktivitas media sosial yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan atau lingkungan kerja yang tidak kondusif. Hindari melakukan aktivitas tidak penting di kantor hanya untuk ikut-ikutan teman dengan tujuan untuk sekadar memperoleh validasi. Kuatkan komitmen untuk disiplin sebab Srikandi memiliki waktu terbatas untuk sesuatu yang penting.

c. Membagi tugas besar menjadi beberapa bagian kecil 

Tugas besar kadang selalu mengecilkan semangat untuk memulai. Srikandi dapat memulai komitmen dalam menyelesaikan tugas-tugas besar dengan memecahnya menjadi beberapa bagian untuk dikerjakan dalam waktu nyang berbeda, lalu dicicil secara konsisten. Dengan demikian, pembagian waktu menjadi lebih adil karena tidak hanya dihabiskan hanya untuk satu aktivitas saja. Srikandi pun dapat melakukan aktivitas lainnya yang sama pentingnya.

Memiliki waktu produktif adalah sebuah investasi untuk berkarya dan berkontribusi pada banyak hal. Oleh karena itu, setiap tugas dan tanggung jawab yang berjalan sebaiknya dikerjakan sesuai batas waktu yang ditentukan. Karena manfaatnya akan terasa oleh semua pihak. Baik untuk rekan kerja di kantor, yang menjadikan alur kerja dan koordinasinya lancar bersama tim, lalu untuk keluarga juga memiliki waktu luang yang berkualitas karena kebersamaan di rumah tidak terganggu oleh pekerjaan yang dibawa ke rumah. Begitu pula untuk diri sendiri, tanpa prokrastinasi waktu luang menjadi sangat berkualitas dan bermakna.